KTP elektronik yang sobek, retak, atau kena air lama tidak bisa ditambal dengan lem atau dilaminasi ulang di tukang fotokopi. Chip RFID di dalamnya rapuh terhadap panas dan tekanan, dan begitu chip mati, kartu itu cuma jadi kartu plastik biasa yang tidak terbaca di mesin manapun. Jalan satu-satunya adalah mengurus penggantian resmi di Dukcapil, bukan memperbaiki fisiknya sendiri.
KTP rusak tidak bisa ditambal atau dilaminasi ulang
Banyak orang mengira kartu yang tepinya sobek atau pudar cukup dilaminasi ulang di tempat fotokopi. Justru langkah itu yang sering mematikan chip di dalamnya. Panas dari mesin laminasi menembus lapisan plastik dan merusak sirkuit RFID yang tertanam tipis di tengah kartu. Sekali chip itu rusak, data kependudukan yang tersimpan di dalamnya tidak bisa dibaca ulang meski tampilan kartu terlihat rapi.
Kondisi yang sama berlaku kalau kartu ditekuk berulang di dompet, kena setrika tidak sengaja, atau terendam air dalam waktu lama. Retakan halus di permukaan biasanya sudah cukup untuk memutus jalur chip, meski secara visual kartu masih kelihatan utuh. Karena itu, begitu KTP mulai retak, pudar total, atau tidak terbaca di mesin EDC dan pemindai bank, jalan resminya cuma satu: ajukan penggantian di Dukcapil, bukan dibawa ke tukang servis kartu.
Dokumen yang harus disiapkan sebelum ke Dukcapil
- KTP lama yang rusak. Tetap dibawa meski robek, pudar, atau retak, jangan dibuang karena jadi bukti fisik saat verifikasi.
- Kartu Keluarga asli beserta fotokopinya.
- Surat pengantar RT/RW. Sebagian daerah masih meminta ini, sebagian lain sudah menghapusnya karena data sudah terintegrasi online. Tanyakan dulu ke kantor kelurahan setempat.
- Surat keterangan dari kelurahan, khusus untuk kartu yang rusak total hingga nama dan NIK di permukaannya sudah tidak terbaca sama sekali.
Langkah mengurus penggantian KTP rusak
- Datang ke RT/RW atau kelurahan untuk minta surat pengantar, kalau daerah Anda masih mensyaratkannya.
- Lanjut ke kecamatan atau kantor Dukcapil sesuai domisili yang tercatat di KK.
- Ambil nomor antrean di loket, atau daftar lebih dulu lewat aplikasi Dukcapil daerah setempat kalau tersedia.
- Serahkan KTP rusak, KK, dan surat pendukung lain ke petugas loket.
- Ikuti proses verifikasi data, termasuk foto ulang dan rekam sidik jari bila petugas memintanya.
- Ambil KTP baru sesuai jadwal yang diinformasikan petugas, biasanya lewat SMS atau pesan WhatsApp resmi.
Berapa lama prosesnya dan apakah dipungut biaya
Penggantian KTP karena rusak pada dasarnya gratis menurut aturan kependudukan yang berlaku. Ini gambaran umum saat artikel ditulis, jadi tetap konfirmasi ke Dukcapil setempat kalau ada petugas atau pihak lain yang meminta bayaran.
Waktu prosesnya biasanya 1 sampai 3 hari kerja kalau dokumen lengkap dan stok blangko kartu tersedia. Di beberapa daerah yang blangkonya kosong, prosesnya bisa molor sampai beberapa minggu, dan biasanya Dukcapil akan memberi surat keterangan sementara pengganti KTP selama menunggu.
Menunda penggantian bukan pilihan aman. KTP yang tidak terbaca bisa menahan urusan buka rekening bank, perpanjangan SIM, sampai pengurusan BPJS, karena sistem di instansi lain mengandalkan data dari chip yang sama.
Penyebab pengajuan sering ditolak atau diminta lengkapi ulang
Data di Kartu Keluarga yang tidak sinkron dengan server Dukcapil pusat jadi penyebab paling umum. Biasanya terjadi kalau ada perubahan status keluarga yang belum diperbarui, misalnya kelahiran atau perceraian yang belum dilaporkan.
Foto di KTP lama yang sudah jauh berbeda dari kondisi wajah sekarang juga sering membuat petugas meminta sesi foto ulang, meski awalnya pemohon hanya berniat mengganti kartu yang rusak fisik. Penyebab lain yang sering terlewat: domisili sudah pindah tapi belum lapor pindah, sehingga sistem menolak pengajuan saat diproses di kecamatan yang baru.
Bedanya urus KTP rusak sebagian dengan KTP hilang
KTP yang rusak sebagian masih bisa dibawa sebagai bukti fisik ke loket, dan ini justru mempercepat verifikasi karena NIK dan foto masih bisa dicocokkan langsung. Kalau KTP hilang total, prosesnya butuh surat keterangan kehilangan dari kepolisian sebagai pengganti bukti fisik yang tidak ada.
Prosesnya di Dukcapil sebenarnya sama, hanya dokumen pendukungnya beda. Jadi kalau kartu Anda masih ada meski sudah tidak layak pakai, jangan buang. Bawa saja apa adanya.
FAQ
Bisa diwakilkan orang lain untuk mengurus KTP rusak?
Bisa, dengan surat kuasa dan fotokopi KTP pemberi kuasa, tapi sesi foto ulang dan rekam biometrik tetap harus dilakukan pemilik KTP sendiri.
Harus foto ulang meski kartunya saja yang rusak, datanya tidak berubah?
Tidak selalu. Kalau foto lama masih jelas dan sesuai kondisi wajah sekarang, petugas biasanya cukup mencetak ulang kartu tanpa sesi foto baru.
Apa risikonya kalau KTP rusak dipakai transaksi sebelum diganti?
Transaksi yang butuh pemindaian chip, seperti buka rekening atau verifikasi di bank, bisa ditolak sistem meski data di kartu masih terbaca sebagian secara visual.